Kokius dokumentus privaloma saugoti, kiek metų — ir ar užtenka skenuotos kopijos

Trumpas atsakymas: beveik visus su mokesčiais susijusius dokumentus — sąskaitas faktūras, apskaitos registrus, mokesčių deklaracijas, metines finansines ataskaitas — privaloma saugoti 10 metų. Kelios darbo santykių dokumentų rūšys gyvena kur kas ilgiau, iki 50 metų. Ir taip — popierių, nuskenavę, išmesti galima: nuo 2020 m. įstatymas leidžia popierinį veiklos dokumentą laikyti tik elektronine forma, jei užtikrinamas skaitmeninės kopijos tikrumas. Tik tai nėra „nufotografuok telefonu ir mesk į šiukšlinę“ — reikia tvarkingo proceso su elektroniniu parašu ar spaudu.

Toliau — kiek tiksliai metų saugoti kiekvieną dokumentų rūšį, ką reiškia „skaitmeninės kopijos tikrumas“ praktiškai, ir susisegama lentelė pabaigoje.

10 metų — tai skaičius, kurį verta įsiminti

Kur ieškoti terminų, painu būtent todėl, kad jie išbarstyti. Finansinės apskaitos įstatymas (FAĮ) pats terminų nenustato — jo 10 straipsnis nukreipia: apskaitos dokumentai ir registrai saugomi „vadovaujantis Dokumentų ir archyvų įstatymu“. Tas įstatymas savo ruožtu paveda Lietuvos vyriausiajam archyvarui patvirtinti saugojimo terminų rodyklę, kuri galioja ir privatiems juridiniams asmenims — taigi ir jūsų MB ar UAB (Dokumentų ir archyvų įstatymo 13 str. 2 d.).

Ta rodyklė nuo 2024 m. spalio 1 d. vadinasi Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklė (iki tol — „Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė“; tai tas pats teisės aktas, tik nauja redakcija). Pagal ją minimalūs terminai tokie:

• ūkinę operaciją patvirtinantys apskaitos dokumentai — sąskaitos faktūros, mokėjimo pavedimai, kasos pajamų ir išlaidų orderiai, avanso apyskaitos — 10 metų (rodyklės 3.15 p.);
• finansinės apskaitos registrai — 10 metų (3.19 p.);
• metinės finansinės ataskaitos — 10 metų (3.4 p.); tarpinės — 5 metai;
• mokesčių deklaracijos (pajamų, PVM ir kt.) — 10 metų (3.13 p.);
• pirkimo ir paslaugų sutartys, prekių ar paslaugų perėmimo aktai — 10 metų nuo sutarties įvykdymo (3.24 p.).

PVM (pridėtinės vertės mokesčio) sąskaitoms faktūroms tas pats 10 metų terminas įrašytas dar ir atskirai, mokesčių įstatyme: PVM įstatymo 78 str. 7 d. reikalauja šalies teritorijoje išrašytas ir gautas PVM sąskaitas faktūras saugoti 10 metų nuo jų išrašymo. Du šaltiniai, tas pats skaičius — 10 metų yra saugus atskaitos taškas beveik visiems buhalteriniams popieriams.

Iš kur tie 10 metų

Terminas nėra atsitiktinis. Mokesčių administravimo įstatymo (MAĮ) 68 straipsnis nustato, už kiek laiko atgal mokesčių inspekcija dar gali perskaičiuoti mokestį: paprastai už einamuosius ir 3 praėjusius kalendorinius metus, o tam tikrais atvejais — už 5 (pvz., gyventojų pajamų mokesčio, nepatikimo mokesčių mokėtojo atveju) ar net 10 praėjusių metų (PVM nekilnojamojo turto atskaitos tikslinimas, dvigubo apmokestinimo ginčai). 10 metų dokumentų atsarga tą riziką padengia su kaupu — jei VMI (Valstybinė mokesčių inspekcija) ateis klausti apie seną sandorį, turėsite kuo pagrįsti.

Ilgoji uodega: darbo ir personalo dokumentai — iki 50 metų

Čia daugelis nustemba. Darbo santykių dokumentai saugomi ne dešimtmetį, o dešimtmečius:

• darbo užmokesčio apskaičiavimo dokumentai (žiniaraščiai) — 50 metų; tiesa, 50 metų taikoma tik vienam iš įmonėje sudaromų darbo užmokesčio apskaičiavimo dokumentų, kiti — 10 metų (rodyklės 3.20 p.);
• darbo sutartys ir jų priedai — 50 metų nuo nutraukimo (2.3 p.);
• valdymo organo sprendimai dėl priėmimo, atleidimo, darbo užmokesčio, atostogų vaikui prižiūrėti — 50 metų (2.1.1 p.);
• profesinės rizikos, darbuotojų saugos ir sveikatos, profesinių ligų tyrimo dokumentai — 50 metų (2.21–2.22 p.); nelaimingų atsitikimų darbe aktai — 25 metai.

Priežastis paprasta: šie dokumentai įrodo, kiek žmogus dirbo ir kiek uždirbo, o to Sodrai ir pačiam darbuotojui gali prireikti skaičiuojant pensiją praėjus dešimtmečiams. Todėl net ir vieno darbuotojo MB, jei ji moka atlyginimą, turi darbo užmokesčio žiniaraščius pasidėti visai kitam laikui nei sąskaitas.

Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai ir pranešimai Sodrai apie apdraustuosius — 10 metų (2.20, 2.10 p.), o darbuotojo asmens bylos dokumentai — 3 metai nuo darbo santykių pabaigos (2.2 p.). Taigi net „personalo“ kategorijoje terminai skiriasi kelis kartus, ir viską mesti į vieną 50 metų krūvą nebūtina.

Ar galima popierių išmesti, kai nuskenuota? Taip, bet per tvarkingą procesą

Tai straipsnio ašinis klausimas, todėl atsakymas — tikslus, iš įstatymo, o ne iš antrinių perpasakojimų.

Nuo 2020 m. sausio 1 d. Dokumentų ir archyvų įstatymo 12 str. 3 d. leidžia popierinius veiklos dokumentus „išsaugoti elektronine forma, nesaugant popierinio dokumento, jeigu yra užtikrinamas popierinio dokumento skaitmeninio vaizdo tikrumas“. Vienintelė išimtis įrašyta ten pat: nuolat saugomi dokumentai. Mažos įmonės apskaitos ir mokesčių dokumentai prie nuolat saugomų nepriskiriami — jie turi baigtinius 10 ar 50 metų terminus — tad juos suskaitmeninus popierių naikinti galima.

„Skaitmeninio vaizdo tikrumas“ nėra tuščia formuluotė. Konkrečius reikalavimus nustato Vyriausiojo archyvaro patvirtintas Popierinių dokumentų atrankos ir išsaugojimo elektronine forma tvarkos aprašas (2019-12-18 įsakymas Nr. VE-73), kuris tiesiogiai taikomas ir privatiems juridiniams asmenims. Kad popierių būtų galima teisėtai sunaikinti, reikia:

1. įmonės vadovo sprendimo išsaugoti konkrečius dokumentus elektronine forma (VE-73 5–6 p.) — ne stichiškai, o įforminto akte, sąraše ar dokumentacijos plane;
2. kokybiško skenavimo — JPG, TIFF arba PDF, ne mažesnė kaip 300 dpi raiška, 24 bitų spalvinis gylis (9 p.);
3. kad skaitmeninis vaizdas būtų tapatus popieriui: įskaitomas turinys, aiškiai matomas parašas ir metaduomenys (10 p.);
4. skaitmeninio vaizdo tikrumo užtikrinimo — už skaitmeninimą atsakingo asmens elektroninio parašo arba elektroninio spaudo (13 p.).

Atlikus šiuos veiksmus ir užbaigus visus su dokumentu susijusius procesus, popierinius originalus galima naikinti, ir atskiro naikinimo akto tam nereikia (14 p.). Valstybės archyvą apie numatomą naikinimą raštu informuoti reikia tik dėl tų dokumentų, kurie jam vėliau perduodami saugoti (15 p.) — įprastos MB buhalterinių dokumentų tai neliečia.

Praktinė išvada dvejopa. Skenuota kopija teisiškai prilygsta popieriui, jei išlaikote jos tikrumą — todėl bijoti išmesti popierių nereikia. Bet telefonu nufotografuota ir be parašo į aplanką numesta nuotrauka tų reikalavimų neatitinka; jei ginče prireiks įrodyti dokumento autentiškumą, tokia kopija bus silpna vieta.

PVM sąskaitoms faktūroms — tas pats principas, mokesčių kalba

Joms galioja tas pats principas, tik suformuluotas mokesčių kalba. PVM įstatymo 78 str. 7 d. reikalauja per visą saugojimo laiką išlaikyti sąskaitų faktūrų kilmės autentiškumą, turinio vientisumą ir įskaitomumą. Įstatymas aiškiai leidžia jas saugoti elektronine forma — svarbu tik kartu saugoti duomenis, kurie tą autentiškumą ir vientisumą patvirtina. Skenuota gauto popierinio sąskaitos faktūros kopija šiuos reikalavimus atitinka, jei tikrumas užtikrintas anksčiau aprašytu būdu.

Kada popieriaus vis dėlto neverta skubėti naikinti

Įstatymas neduoda „privaloma laikyti originalą“ sąrašo apskaitos dokumentams, bet VE-73 3.1–3.2 p. liepia prieš atranką įvertinti, ar audito bei priežiūros institucijos nereikalauja pateikti būtent originalo ir ar kuriai nors prievolei pagrįsti nebūtinas autentiškas popierinis dokumentas. Tai reiškia sveiką protą: dokumentus, kurių teisinė galia siejama su fiziniu originalu (pavyzdžiui, vekselius ar notaro patvirtintus dokumentus), verčiau laikyti popieriuje, o eilinę sąskaitą ar kasos orderį — drąsiai skaitmeninti.

Ką VMI tikrina — ir kodėl dažniausiai nebereikia popieriaus

Per mokestinį patikrinimą VMI paprastai prašo ne popierinės krūvos, o prieigos prie duomenų. PVM įstatymo 78 str. 7 d. tiesiogiai reikalauja, kad elektronine forma saugomas sąskaitas faktūras būtų galima institucijai pateikti elektroninėmis priemonėmis, jas skaityti ir naudoti priežiūrai.

Be to, didelę dalį informacijos VMI jau turi ir be jūsų: PVM mokėtojai kas mėnesį teikia išrašytų ir gautų sąskaitų faktūrų registrus per i.SAF (PVM įstatymo 78 str. 5 d.), o dalis subjektų — standartinę apskaitos duomenų rinkmeną (SAF-T) į išmaniąją mokesčių sistemą i.MAS (FAĮ 9 str.). Todėl tikrinimas vis dažniau atrodo kaip „duokite prieigą prie failų“, o ne „atneškite segtuvus“. Kiek konkrečiai VMI apie jūsų verslą jau žino iš i.SAF ir kitų šaltinių, plačiau — atskirame straipsnyje.

Kai įmonė užsidaro: dokumentai keliauja į savivaldybės archyvą

Likvidavimas dokumentų prievolės nepanaikina. Dokumentų ir archyvų įstatymo 17 straipsnis nustato: likviduojamo privataus juridinio asmens veiklos dokumentai, kurių saugojimo terminas dar nepasibaigęs, iki išregistravimo iš Juridinių asmenų registro turi būti perduoti savivaldybei, kurios teritorijoje buvo įmonės buveinė. Tai apima ir tuos 50 metų saugomus darbo užmokesčio bei personalo dokumentus — jie neišnyksta kartu su įmone, o keliauja toliau saugoti. Elektronine forma saugomiems dokumentams taikoma ta pati perdavimo tvarka (VE-73 25 p.). Kaip atrodo pati likvidavimo procedūra ir kiek ji kainuoja — straipsnyje apie neveikiančią įmonę.

Kaip saugoti, kad nekiltų problemų

Įstatymas reikalauja dokumentus laikyti „patikimoje ir saugioje aplinkoje“, įvertinus rizikas, ir užtikrinti, kad elektroniniai dokumentai visą saugojimo laiką liktų autentiški ir prieinami (Dokumentų ir archyvų įstatymo 12 str. 1 d.). Už tai atsako įmonės vadovas (12 str. 2 d.). Praktikoje tai reiškia kelis paprastus dalykus: laikykite skaitmenines kopijas ten, kur jos nedings po kompiuterio gedimo (atsarginė kopija — būtina, ne pasirinktinė), kartu saugokite tikrumą patvirtinančius duomenis, o failus tvarkykite taip, kad po penkerių metų mokėtumėte konkretų dokumentą surasti per minutę, o ne per dieną.

Būtent ši rutina — kiekvieną sąskaitą užfiksuoti jos gavimo momentu ir saugoti tvarkingai, su terminais ir paieška — yra tai, ką Fredis daro už jus, kad suskaitmeninti dokumentai netaptų netvarkinga byla, kurios patikrinimo metu neįmanoma pateikti.

Susisegama lentelė: kiek metų saugoti (2026)

Dokumentas	Minimalus saugojimo terminas	Pagrindas
Sąskaitos faktūros, mokėjimo pavedimai, kasos orderiai, avanso apyskaitos	10 metų	Rodyklė 3.15; PVMĮ 78 str. 7 d.
Finansinės apskaitos registrai	10 metų	Rodyklė 3.19
Metinės finansinės ataskaitos	10 metų	Rodyklė 3.4
Tarpinės finansinės ataskaitos	5 metai	Rodyklė 3.5
Mokesčių deklaracijos (pajamų, PVM ir kt.)	10 metų	Rodyklė 3.13
Pirkimo ir paslaugų sutartys, perėmimo aktai	10 metų (nuo įvykdymo)	Rodyklė 3.24
Inventorizacijos, turto perleidimo dokumentai	10 metų	Rodyklė 11.5, 11.1–11.2
Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai	10 metų	Rodyklė 2.20
Pranešimai Sodrai apie apdraustuosius	10 metų	Rodyklė 2.10, 3.12
Darbo užmokesčio apskaičiavimo dokumentai	50 metų (vienas dok.; kiti — 10 metų)	Rodyklė 3.20
Darbo sutartys ir priedai	50 metų (nuo nutraukimo)	Rodyklė 2.3
Sprendimai dėl priėmimo, atleidimo, darbo užmokesčio	50 metų	Rodyklė 2.1.1
Nelaimingų atsitikimų darbe aktai	25 metai	Rodyklė 2.24–2.25
Darbuotojo asmens bylos dokumentai	3 metai (nuo darbo santykių pabaigos)	Rodyklė 2.2

Terminai yra minimalūs — juos galima pratęsti, ir pasibaigus terminui naikinti galima tik tuos dokumentus, kurie įmonės veiklai jau nebeaktualūs (rodyklės 2.4–2.5 p.; Dokumentų ir archyvų įstatymo 14 str.).

Viena pastaba apie asmens duomenis

Saugojimo terminai yra apatinė riba dokumentui, bet asmens duomenims BDAR (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas) nustato ir viršutinę: asmens duomenų negalima laikyti ilgiau, nei reikia tikslui. Todėl kai personalo dokumente esančio asmens duomenų tikslas pasibaigia (pvz., nepriimto kandidato duomenys ar sutikimas, kurio pagrindas išnyko), jie naikinami pagal trumpesnį duomenų apsaugos terminą, net jei susijęs įrašas saugomas visą teisės akto nustatytą laiką. Gilesnė BDAR ir personalo dokumentų tema — už šio straipsnio ribų.

Ko šis straipsnis neapima

• Dokumentų valdymo sistemų palyginimo. Kalbame apie teisinius reikalavimus, ne apie konkrečius įrankius.
• Elektroninio parašo teisės gilumo. Paminėta tik tiek, kiek reikia skaitmeninės kopijos tikrumui.
• Detalios archyvavimo procedūros likviduojant. Perdavimo mechanika ir savivaldybių archyvų praktika — atskira tema (neveikianti įmonė).
• Individualios veiklos pagal pažymą specifikos. Fizinis asmuo nėra juridinis asmuo, todėl rodyklė jam tiesiogiai netaikoma, tačiau tas pats 10 metų mokesčių dokumentų horizontas išlieka per PVM ir mokesčių administravimo taisykles.

Visi terminai ir nuorodos — 2026 m. galiojusios redakcijos; faktai paskutinį kartą tikrinti 2026-07-09.